17 de marzo de 2026
Control y seguimiento a las declaraciones de importación: buenas prácticas para empresas OEA
En el marco del programa Operador Económico Autorizado (OEA), es fundamental que las empresas importadoras cuenten con procedimientos debidamente documentados que permitan controlar y realizar seguimiento a sus operaciones aduaneras.
Uno de los aspectos más importantes dentro de estos controles es la revisión adecuada de las declaraciones de importación, ya que errores en la información presentada ante la autoridad aduanera pueden generar inconsistencias, riesgos tributarios o hallazgos durante procesos de auditoría o validación.
Por esta razón, las organizaciones deben implementar procedimientos claros que permitan verificar la información antes de la presentación de las declaraciones aduaneras, así como asegurar la adecuada conservación de los soportes documentales de cada operación.
Importancia de controlar las declaraciones de importación
Contar con mecanismos adecuados de control sobre las declaraciones de importación permite a las empresas:
- Garantizar la veracidad de la información presentada ante la autoridad aduanera.
- Asegurar la correcta elaboración, revisión y presentación de las declaraciones aduaneras.
- Controlar las actuaciones relacionadas con cada operación de comercio exterior.
- Mantener evidencias y soportes documentales que respalden cada proceso.
- Garantizar la veracidad de la información presentada ante la autoridad aduanera.
Estos controles resultan especialmente relevantes para empresas que se encuentran certificadas o en proceso de certificación como Operador Económico Autorizado (OEA), ya que durante las validaciones se revisa que las compañías cuenten con procedimientos y evidencias que demuestren la correcta gestión de sus operaciones aduaneras.
Elementos que deben incluir los procedimientos internos
Los procedimientos para el control y seguimiento de las operaciones de importación deben contemplar, entre otros aspectos:
- Definición clara de responsables del proceso.
- Puntos de control para la revisión de la información antes de la presentación de la declaración.
- Registros o listas de chequeo que permitan evidenciar la revisión realizada.
- Conservación de documentos soporte de cada operación.
- Mecanismos de seguimiento y control que permitan detectar posibles inconsistencias.
- Definición clara de responsables del proceso.
La formalización de estos procedimientos fortalece el sistema de control interno de la organización y facilita los procesos de auditoría.
Campos críticos que deben revisarse en una Declaración de Importación (DIM)
Dentro de una Declaración de Importación (DIM) existen diferentes casillas que impactan directamente la tributación, clasificación arancelaria, valoración aduanera, origen de la mercancía y cumplimiento de requisitos legales.
A continuación, se presentan algunos de los aspectos más relevantes que deben ser revisados.
1. Información del importador y de la operación
Es importante verificar que la información general de la operación sea correcta, incluyendo:
- Importador (NIT o identificación)
- Declarante o agencia de aduanas
- Modalidad de importación (ordinaria, temporal, entre otras)
- Número y fecha de la declaración
- Aduana de presentación
2. Información de la mercancía
La información relacionada con la mercancía debe ser consistente con los documentos comerciales y de transporte.
Entre los aspectos que deben revisarse se encuentran:
- Subpartida arancelaria (clasificación arancelaria)
- Descripción de la mercancía, clara y específica
- Cantidad y unidad comercial
- Peso bruto y peso neto
Una descripción incorrecta o una clasificación arancelaria inadecuada puede generar inconsistencias o sanciones en los procesos de control aduanero.
3. Valoración aduanera
La valoración aduanera constituye uno de los bloques más sensibles dentro de la declaración de importación, ya que impacta directamente la base gravable sobre la cual se liquidan los tributos.
Es importante verificar:
- Valor FOB
- Fletes
- Seguros
- Otros gastos
ajustables - Valor en Aduana (base gravable)
- Tasa de cambio aplicada
Errores en estos campos pueden afectar la correcta determinación de los tributos aduaneros.
4. Tributos aduaneros
Otro aspecto crítico corresponde a la correcta liquidación de los tributos.
Se debe verificar:
- Arancel aplicado
- IVA aplicado
- Otros tributos o sobretasas
- Total de tributos liquidados y pagados
5. Origen de la mercancía y acuerdos comerciales
Cuando se aplican preferencias arancelarias o tratados comerciales, es fundamental revisar:
- País de origen
- País de procedencia
- Aplicación de acuerdos comerciales
- Certificado de origen, cuando aplique
6. Documentos soporte
Las declaraciones de importación deben estar respaldadas por documentos que soporten la información declarada.
Entre los principales documentos se encuentran:
- Factura comercial
- Documento de transporte (BL, AWB o carta porte)
- Lista de empaque
- Vistos buenos o registros (INVIMA, ICA u otras autoridades cuando aplique)
Casillas más sensibles en las declaraciones de importación
Durante los procesos de revisión y auditoría, los campos que suelen presentar mayor riesgo de error o inconsistencias son:
- Subpartida arancelaria
- Valor en aduana
- Tributos liquidados
- Modalidad de importación
- País de origen
- Documentos soporte
Por esta razón, es recomendable implementar mecanismos estructurados de revisión antes de la presentación de cada declaración.
Recomendación para empresas OEA
Las empresas importadoras deberían evaluar periódicamente sus procesos internos para la revisión y control de las declaraciones de importación.
Como buena práctica, se recomienda implementar listas de chequeo documentadas que permitan evidenciar los controles realizados sobre cada operación.
Estos registros constituyen un soporte importante durante procesos de validación o revalidación del programa Operador Económico Autorizado (OEA).
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Cel: 318 627 5914
Patricia Quinche
Consultora Senior OEA
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